Vos indicateurs de bloc disent-ils vraiment la vérité ?

1 oct.

7 min de lecture

Un mardi, fin d'après-midi. Un conseil de bloc opératoire, comme il s'en tient des centaines chaque semaine en France. Six vacations sur la table. Un tableau de chiffres. Et cinq décisions qui vont être prises dans l'heure — presque toutes fausses.

Personne, dans cette réunion, n'a menti. Et pourtant, presque tout était faux.

C'est une histoire vraie, anonymisée mais vraie dans chacun de ses chiffres, que nous avons racontée lors d'un récent webinar. Elle mérite d'être couchée par écrit, parce qu'elle touche à un point que trop d'établissements sous-estiment encore : la qualité de la donnée qui alimente vos indicateurs de bloc n'est jamais un détail technique. C'est le pré-requis de toute décision de gestion.

Un problème vieux de 25 ans

Depuis vingt-cinq ans, le bloc opératoire s'essouffle. Les équipes paramédicales sont de plus en plus difficiles à fidéliser, l'organisation du bloc opératoire se dégrade, et le dialogue entre directions et chirurgiens s'use. Il y a beaucoup de raisons à cela — mais l'une d'elles revient sans cesse, discrètement, sous la surface : des équipes qui n'arrivent plus à accepter le diagnostic qu'on leur présente, parce que ce diagnostic est construit sur du sable.

Comprendre son bloc, l'analyser, distinguer ce qui marche de ce qui ne marche pas, structurer une vraie gouvernance : tout cela repose sur un seul pré-requis. Une donnée fiable, et acceptée par tous. Sans ça, on continue à courir après des équipes qui partent, et à avoir avec les chirurgiens des conversations qui ne débouchent jamais sur rien.

Une mauvaise donnée a trois conséquences très concrètes. D'abord la défiance : un chirurgien qui voit un chiffre faux sur sa propre activité ne fait plus confiance à aucun chiffre, même les bons, ensuite. Ensuite la mauvaise décision — réduire une vacation qui tourne en réalité à 83 %, s'apprêter à supprimer un temps de bloc qui sert à 90 %. Enfin l'épuisement du dialogue : des heures de réunion, de tensions, pour rien, parce que la base même de la discussion était fausse dès le départ. Voici un cas où les trois se sont cumulées en une seule réunion.

Le conseil de bloc, au ralenti

Autour de la table ce mardi là : le directeur général, le directeur référent du bloc, des cadres, le chef de pôle — lui-même chirurgien orthopédiste —, un représentant des chirurgiens, un représentant des anesthésistes. Les chirurgiens eux-mêmes ? Absents. Comme presque toujours en conseil de bloc. Ils devraient y être. Ils n'y sont quasiment jamais.

Ce jour-là, on est descendu à un niveau de détail inhabituel : une vacation précise, un jour précis, un chiffre en face de chaque nom. D'ordinaire, en conseil de bloc, on reste au mois. On regarde des moyennes. Jamais une seule journée. Sur ce mardi là, six vacations étaient au programme : urologie et urgences en salle 1, deux demi-vacations d'orthopédie en salle 2 (dont une portée par un praticien que nous appellerons Escande), une vacation complète d'orthopédie spécialisée en salle 3, et une demi-vacation d'ophtalmologie en salle 6.

Le logiciel de bloc affichait, sur la journée entière, un taux d'occupation global de 33,6 %. Et surtout, un écart énorme et à ce stade inexpliqué : dix-huit heures de différence entre le temps opératoire cumulé sur la journée et le temps opératoire compté dans les vacations. Comme si les deux tiers du temps opératoire du jour s'étaient déroulés hors de leur case horaire.

Vacation par vacation, ce tableau — inexploitable, illisible — racontait ceci :

Escande : 0 %. Vacation vide, 5h30 non réparties. Personne dans la salle ne peut expliquer pourquoi. Le principal concerné est absent. Décision envisagée : supprimer la vacation.
Urgences : 0 %. Alors qu'une urgence a été opérée ce jour même, à 11h. Le logiciel dit zéro quand même. Décision envisagée : mise « en observation », c'est-à-dire en sursis.
Urologie (salle 1) : 37,5 %. Une seule intervention dans la journée. Décision : revoir le créneau à la baisse.
Orthopédie (salle 3) : 44,6 %, avec un démarrage annoncé à 3h27 après l'ouverture théorique de la salle. Le chef de pôle proteste — il jure qu'on opère tous les jours — mais personne, pas même lui, n'a les moyens de le prouver. Décision : réduire la vacation d'une demi-journée par semaine et recadrer l'équipe sur ses horaires.
Foureau (salle 2) : 66,3 %. Un chiffre confortable. Personne ne s'y attarde, personne ne demande à vérifier — et personne, non plus, ne décide de renforcer ce créneau qui tourne pourtant déjà aux deux tiers de sa capacité.
Ophtalmologie (salle 6) : 37,9 %. Le seul chiffre qui, ce jour-là, ne posera pas de problème. Décision : programmer davantage.

Cinq décisions sur six, prises en quarante-cinq minutes, sur la foi d'un tableau — en l'absence des principaux intéressés.

Ce que la vraie journée racontait

On a repris les mêmes vacations, le même jour, les mêmes salles — mais cette fois avec une vue planning correcte, et une association rigoureuse de chaque intervention à la bonne vacation, peu importe la salle où elle a réellement eu lieu, peu importe si elle a été réattribuée en cours de route.

La TVO globale renseignée, elle, ne bouge pas d'un iota : 32 heures, strictement identiques dans les deux lectures. Ce n'est jamais la donnée brute qui change entre les deux colonnes. C'est uniquement la façon de la répartir entre les vacations. Et vacation par vacation, cette répartition change tout :

Comparaison de l'occupation affichée et de l'occupation réelle, par vacation

Les deux vacations qu'on s'apprêtait à sacrifier — Escande et Urgences — étaient en réalité parmi les mieux occupées de toute la journée, à 83 % et 90,6 %. L'orthopédie de la salle 3, elle, passe de 44,6 % à 80 % : son « retard au démarrage » de 3h27, qui avait mis le feu à la réunion, s'évapore purement et simplement une fois les interventions correctement rattachées. Ce n'était pas un problème de discipline d'équipe. C'était un problème de méthode, localisé sur une seule vacation — précisément celle qui avait cristallisé toutes les tensions ce jour-là. Seules Foureau et Ophtalmo ne bougent pas : ce sont les deux seules vacations dont la donnée d'origine était déjà fiable avant même l'intervention — ce qui prouve, au passage, que le problème n'est pas la donnée elle-même mais bien la méthode qui l'a construite.

Au global, sur la journée : le taux d'occupation double presque, de 33,6 % à 73,3 %. Le retard au démarrage fond de plus de moitié, de 5h02 à 1h35. Le débordement, lui, augmente — de 3h05 à 5h15 — et il faut savoir l'assumer : corriger la donnée ne fait pas toujours baisser les chiffres, parfois elle les fait monter, parce qu'on découvre qu'on dépassait davantage qu'on ne le pensait.

Un temps invisible n'est pas un temps qui disparaît

C'est le principe à retenir de ce cas : un temps invisible n'est pas un temps qui disparaît. C'est un temps que la donnée ne sait plus voir — soit qu'elle invente un problème qui n'existe pas, soit qu'elle cache une réalité bien réelle. Sur cette seule journée, on retrouve les deux cas de figure dans chacun des quatre indicateurs de bloc examinés : un retard au démarrage en grande partie illusoire, un temps interpatient réel resté invisible, des fins précoces qui étaient en fait de l'activité mal rattachée, et un débordement qu'on ne voyait tout simplement pas.

Et il y a une cinquième erreur, la plus bête de toutes, et probablement la plus fréquente : l'échange de vacation entre deux équipes, jamais tracé sur le planning informatique. Une autre équipe assure la vacation à la place du titulaire, personne ne le note nulle part, et le logiciel affiche un zéro là où il y avait plusieurs heures d'activité. En réunion de pilotage du bloc, un zéro est ce qu'il y a de plus dangereux : il ne déclenche aucune alerte. Il se contente d'être invisible.

Pourquoi ça ne se voit pas au mois

On pourrait se dire que ces écarts se lissent sur la durée. C'est faux, ou plutôt : ils ne disparaissent pas, ils se diluent. Une vacation qui affiche 0 % un mardi, alors qu'elle tournait en réalité à 90 %, va statistiquement se compenser avec une autre journée où l'écart joue dans l'autre sens. Résultat : la moyenne mensuelle du bloc paraît tout à fait raisonnable, disons deux points d'écart entre affiché et réel. Rien d'alarmant, en apparence.

Sauf que ces deux points, à l'échelle du bloc entier sur un mois, peuvent recouvrir un écart de l'ordre de dix points dès qu'on descend d'un cran — par spécialité, par semaine. Et c'est justement à cette échelle que se prennent les vraies décisions de gestion : ouvrir ou fermer un créneau, renforcer ou réduire une équipe. C'est ça, le piège du macro : il ne fait pas disparaître l'erreur, il la dilue jusqu'à la rendre invisible à l'échelle où on la regarde.

Les questions à se poser avant de faire confiance à un indicateur de bloc

Avant de traiter un chiffre de bloc opératoire comme un fait, quelques vérifications simples permettent d'éviter la plupart des décisions prises sur de mauvaises bases :

Chaque intervention est-elle rattachée à la bonne vacation, y compris quand elle a eu lieu dans une autre salle que celle prévue au planning ?
Un échange de vacation entre deux équipes est-il tracé quelque part, ou repose-t-il uniquement sur la mémoire de la cadre de bloc ?
Un chiffre à 0 % a-t-il été vérifié individuellement, ou accepté tel quel parce que personne, dans la salle, n'avait de raison de le remettre en question ?
Le sujet est-il regardé à l'échelle où la décision sera prise — la vacation, la semaine — et pas seulement en moyenne mensuelle sur l'ensemble du bloc ?
Le débordement est-il distingué selon qu'il survient avant, pendant ou après la vacation officielle, sachant qu'un dépassement avant l'heure peut être un signal positif et non un problème ?

Nous verrons ensemble comment ne plus décider sur du sable

Ce cas n'a rien d'exceptionnel. C'est précisément ce qui le rend inquiétant : il ressemble à des centaines de conseils de bloc qui se tiennent chaque semaine, sur la base d'exports et de tableaux Excel construits avec les meilleures intentions du monde, mais sans méthode de rattachement rigoureuse derrière.

Nous verrons ensemble comment vérifier, sur votre propre bloc, si les décisions prises ces derniers mois reposaient sur des chiffres qui racontaient l'inverse de la réalité. Trois façons simples de commencer : une visio gratuite d'une petite heure pour dégrossir le sujet, une visite sur site pour décortiquer une journée de votre bloc comme celle de cet article, ou une preuve de concept sur un mois complet d'activité.

Si vous voulez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez visionnez le replay de notre webinar.

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