Pilotage du bloc opératoire : Un tableau de bord pour chacun, une décision pour tous.

Imaginez un conseil de bloc. Autour de la table, le directeur administratif regarde l’évolution des vacations non utilisées. Une cadre de santé s’agace des temps inter-patients qui explosent. Et un chef de service attend toujours des chiffres actionnables sur les retards de première entrée. Ils ont tous des indicateurs... mais pas forcément les mêmes, ni au bon moment.

Bienvenue dans le quotidien de nombreux blocs opératoires.

À force de vouloir tout piloter avec un seul tableau de bord, on oublie une chose essentielle : un bon indicateur n’est pas universel. Il est utile dans un contexte précis, pour un objectif donné, avec une personne donnée.

S’ajoute donc aux problématiques de fiabilité des indicateurs, l’absence d’une stratégie d’usage de ces données pour améliorer la performance du bloc opératoire.

Dans la pratique :

• Un indicateur trop macro n'aide pas à l'action terrain.

• Un indicateur trop micro ne permet pas de prendre du recul stratégique.

• Et surtout, un indicateur seul ne déclenche pas de décision s’il n’est pas intégré dans un rituel collectif.

Datamento identifie trois leviers indispensables pour faire de vos tableaux de bord de vrais outils pour un pilotage du bloc opératoire collectif.

Le premier levier consiste à adapter l'information au rôle de chacun. En effet, ce qu’attend un directeur n’est pas ce qu’attend une cadre ou un chef de service. Il ne s’agit pas de cacher ou filtrer, mais de rendre lisible ce qui est pertinent pour chacun :

-          Des chiffres opérationnels en hebdomadaire pour les encadrants

-          Des tendances consolidées en mensuel pour les pôles

-          Des vues économiques trimestrielles pour la direction.

En résumé, un bon indicateur est un indicateur qu’on lit et qu’on comprend.

Le deuxième levier est de mettre en place des rituels de pilotage. Le tableau de bord ne doit pas être un rapport figé mais un support de discussion. Le meilleur tableau de bord ne vaut rien s’il reste dans un tiroir.

C’est pourquoi il est essentiel de ritualiser les moments d’analyse :

• Réunions hebdo pour suivre les alertes organisationnelles,

• Réunions mensuelles pour analyser les tendances,

• Réunions trimestrielles pour arbitrer et fixer les priorités.

Au total, un bon indicateur doit structurer une conversation.

Enfin, le dernier levier est d'assurer la traçabilité des décisions. Trop souvent, des constats sont faits… et oubliés. Il est donc capital de tracer l’indicateur observé mais également la décision prise, sans oublier le responsable désigné pour son suivi et les éventuelles échéances fixées. Enfin, il est également nécessaire de contextualiser ce suivi avec l’objectif poursuivi.

En résumé, un bon indicateur n’a de valeur que s’il débouche sur une action.

En conclusion, il n’existe pas de tableau de bord magique, qui conviendrait à tout le monde, tout le temps, pour tout piloter, et améliorer le bloc opératoire. Piloter, c’est traduire la donnée en rôle et en rythme. Pour améliorer la performance, il est donc nécessaire de concevoir une stratégie de pilotage du bloc opératoire efficace, qui s’appuie sur les bons indicateurs, au bon moment, pour les bonnes personnes, et intégrés dans des rituels bien définis.

Si vous voulez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez visionnez le replay de notre webinar.

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